דוח רווח והפסד מורכב מסעיפי הכנסות ומסעיפי הוצאות אשר מביאים לידי ביטוי את הפעילות הפיננסית של העסק בתקופת זמן מסוימת. הכנסות נרשמות על בסיס חשבוניות שהופקו בפועל (אין קשר ישיר בינן לבין התקבולים בפועל וייתכנו בהחלט מצבים בהם נרשמה הכנסה ואולם התקבול בסופו של דבר לא התקבל, מכל סיבה שהיא). הוצאות נרשמות בדוח על בסיס חשבוניות ספקים, קבלות (במקרים מסוימים) וכן תלושי שכר. גם רישום ההוצאה בדוח רווח והפסד אינו מהווה אסמכתא לביצוע התשלום בפועל.
חריג לעניין זה הוא הפחת. פחת זוהי הוצאה המוכרת לצורכי מס ואולם ההתייחסות אליה היא כאל הוצאה רעיונית. זו הוצאה שלא נעשית בפועל. לא מבוצעת ולא אמורה להתבצע טרנזקציה כספית בגין הוצאה זו. הפחת מגלם למעשה הוצאה שמשויכת להשקעות שבוצעו בעבר ואשר ההכרה בהן נפרסת על פני תקופה (בניגוד להוצאות אחרות שמשויכות למועד התהוותן).
במה דברים אמורים? לכל עסק יש מדי פעם בפעם הוצאות שמיועדות לרכישת ציוד או להשקעות, אשר התמורה לעסק מהן נפרסת על פני תקופה ממושכת. דוגמאות לכך הן רבות: מחשב משרדי אמור להחזיק ולשמש את העסק מספר שנים, כנ"ל לגבי תוכנות. הדבר נכון גם לגבי רכישת רכב, מכונות יצור, ריהוט, ציוד ייעודי וכדומה, והוא נכון במקרים רבים גם לשיפוץ המבנה, לתהליכי מיתוג יקרים או לרכישת מוניטין של חברה אחרת.
בכל המקרים האלו קבע החוק כי העלות הכרוכה בהם תיפרס על פני תקופה מסוימת. משך התקופה נקבעה בחוק ביחס לכל מקרה ומקרה. כך לדוגמא, תקופת חיי מחשב ותוכנות נקבעה על 36 חודשים, ריהוט בדומה לרכב על 7 שנים והפחת על מוניטין של חברה נקבע על תקופה של 10 שנים בדרך כלל. ראוי לציין בהקשר זה כי משך תקופת החיים שקבע החוק לצורך חישוב הפחת אינו קשור לחלוטין לתקופת החיים בפועל שהרי מחשב שנרכש בעסק יכול לשמש 10 שנים במקרים מסוימים ושנה אחת בלבד במקרים אחרים.
פריסת ההוצאה בגין רכישות אלו הינה אחידה על פני כל התקופה. לצורך העניין, מחשב שנרכש ב- 3,600 ₪ יוכר במשך תקופה של 36 חודשים בסכום של 100 ₪ בכל חודש. המשמעות היא כי דוחות רווח והפסד יציגו את ההשקעה במחשב בהתאם לתקופה היחסית מאז רכישתו ובמהלך אותה התקופה של הדוח.
מרכיב הפחת עשוי להיות מינורי בעסקים מסוימים והוא עשוי להיות משמעותי מאוד בעסקים אחרים, הכל כתלות בגובה ההשקעות שביצע העסק במהלך השנים, בעיקר השנים האחרונות ביחס לתקופת הדוח. מרכיב הפחת נרשם כהוצאה לכל דבר וכך גם ההתייחסות אליו בכל הקשור למיסוי. הפחת מקזז את ההכנסה לצורכי מס ולכן השפעתו על גובה המס היא ישירה.
דוחות רווח והפסד משמשים בין היתר לשני צרכים, האחד – לצורך חישוב מס ההכנסה שיש לשלם בתום שנת המס, והאחר – לצורך הצגת האיתנות הפיננסית של החברה בפני גורמים רלוונטיים כמו הבנק, שותפים, משקיעים פוטנציאליים וכדומה. שני אלו מנוגדים באינטרס של העסק כלפיהם לגבי הצגת הרווח הנקי. בעוד מול פקיד שומה ירצה העסק להציג את הרווח הנמוך ביותר (ובכך להפחית למינימום את סכום המס שיהיה עליו לשלם) הרי שמול הבנק או מול משקיעים פוטנציאליים תהיה השאיפה להציג רווח גדול ככל האפשר.
ולכן לשאלה אם מרכיב הפחת בדוחות רווח והפסד הוא טוב או רע יש תשובה חיובית ותשובה שלילית, בהתאם לנסיבות ולמקרה. ואולם בכל מקרה, היות וקביעת תקופת ההפחתה אינה נתונה להחלטתו השרירותית של בעל העסק הרי שאין לו כל אפשרות להשפיע עליה ולפיכך לשאלה אם הפחת הוא טוב או רע אין כל משמעות פרקטית.