כיצד להפחית סיכונים בעסק פרויקטלי?

עסקים פרויקטלים שונים במהות מעסקים אחרים. השוני נובע מאופי העיסוק ומהקושי לתכנן קדימה. עסק פרויקטלי מאופיין בדרך כלל במיעוט יחסי של פרויקטים גדולים על פני השנה. התהליכים הכרוכים בהגשת הצעה (או מענה למכרז), משא ומתן, סגירת עסקה והתנעת הפרויקט מאופיינים בצורך להשקיע משאבי זמן וכסף ניכרים. קצב כניסת הפרויקטים, גודלם ומורכבותם – כל אלו בלתי ניתנת לחיזוי והעדר יכולת חיזוי משפיע במישרין על רמת הסיכון העסקי והפיננסי של העסק.

כל אלו יוצרים מצב של חוסר וודאות מאוד גדול אשר משליך הן על שיקולים כמו קביעת מספר העובדים בחברה, קביעת קיבולת תשתיות התכנון והיצור וכמובן על ההיערכות התזרימית. ניקח לדוגמא חברה שעוסקת בתכנון פרויקטים טכנולוגיים מורכבים והיא עובדת מול התעשייה הביטחונית. תחום זה מחייב הוצאת מכרז ברוב רובם של המקרים. תהליך הגשת המענה למכרז, קבלת התשובה, תהליך ההתמחרות מול מתחרים אחרים שנעשה לעיתים וחתימה על ההזמנה עלולים לקחת חודשים רבים במקרים מסוימים. בכל הזמן הזה משקיעה החברה משאבי זמן יקרים ואולם זהו לא הנזק העיקרי שכן עיקר העלות מגולמת בצורך של החברה לשמר את יכולותיה בכל הקשור לפיתוח ולייצור הפרויקט, שכן אם וכאשר יתקבל הפרויקט יהא צורך להתניע אותו באופן מיידי. המשמעות של זה היא החזקת צוות עובדים מיומן ויקר מאוד, שלאו דווקא מועסק בפעילות אחרת באותו זמן.

הבעיה אף מתעצמת בכל הקשור לביטחון הפיננסי בעסקים מסוג זה, שכן רמת המובהקות הסטטיסטית חלה על כמות דגימות גדולה מספיק, ואולם כאשר כמות הדגימות קטנה, יכולה סטיית התקן להיות גדולה מאוד ולהשפיע על טווח התוצאות. על מנת להמחיש את הדברים נבחין בסוג שונה של עסק – עסק קמעונאי המוכר מוצרי צריכה לקהל הרחב. עסק כזה מאופיין בזרימה שוטפת של קונים שמבצעים רכישות קטנות ואולם סך מחזור ההכנסות מתייצב עם הזמן על רמה מסוימת. חוקי הסטטיסטיקה יגרמו לכך שרמה זו תישמר לאורך הזמן (בהתחשב בהשפעת גורמים כמו עונתיות, ימי השבוע, חגים ומועדים, חופשות וכדומה וכן כל עוד הסביבה העסקית לא תשתנה קרי, לא ייכנס מתחרה חדש, לא ייסגר מתחרה קיים וכדומה).

ולכן, עסקים שעוסקים בפיתוח או ייצור של פרויקטים המאופיינים במיעוט עסקאות חדשות בכל שנה, ואשר מחזיקים מערך תפעולי ואנושי יקר צריכים לחפש דרכים להפחית את הסיכון שעלול להיגרם מתקופות של יובש, קרי מתקופות בהן קצב כניסת הפרויקטים קטן, והוא עלול להזיק למצב תזרים המזומנים.

ישנן מספר דרכים להתמודד עם התופעה ואולם ראוי לציין שתיים מהן במיוחד:

  • בצד ההוצאות – היכולת להמיר הוצאות קבועות להוצאות משתנות תאפשר הפחתה מיידית של נקודת האיזון. היות ועיקר ההוצאה בדרך כלל היא על העסקת עובדים, הרי שהדרך לעשות זאת היא בצמצום הצוות הקבוע ובמקומם – גיוס פרילנסרים. הקושי לאתר פרילנסרים מתאימים הוא ברור מאליו ופעמים רבות אני נתקל במנהלים שטוענים שהדבר בלתי אפשרי. אבל תמיד מסתבר בסופו של דבר שפתרון זה ישים לחלוטין. אמנם העלות לשעת עבודה צומחת אולם החיסכון שנובע מהאפשרות להעסיק את העובד רק בתקופות הצורך עולה משמעותית על פער העלויות לזמן העבודה. כמובן שבתקופות עומס מרובות פרויקטים ניתן שוב לשכור עובדים למשרה מלאה במקום להעסיק פרילנסרים ובכך להוזיל את העלויות.
  • בצד ההכנסות – הדרך היעילה ביותר להתמודד עם הבעייתיות של עסק פרויקטלי היא למצוא את הדרך לספק ללקוחות שירותים על בסיס ריטיינר, קרי הכנסות קבועות. שירותים כאלו יכולים לכלול ייעוץ וליווי מקצועי אצל הלקוח, השתתפות קבועה בדיונים של מחלקת הפיתוח ועוד. יצירת בסיס הכנסות קבוע יפחית את הפער הנדרש בהכנסות לצורך הגעה לנקודת האיזון.