תהליך התייעלות לחברת אדריכלים

...החברה הלכה והתפתחה ובעליה נהנו מהכנסות ורווח שהלכו וגדלו, אולם לצד זאת, בעליה חוו קושי ניהולי שהלך והתעצם. אבחון מצב החברה הציף ליקויים קשים בהתנהלותה שנבעו ממבנה ארגוני שלא תאם את צרכיה, בעיות תקשורת פנימיות, תהליכים ושיטות עבודה לא יעילים, פעילויות שנעשו בכפילות (מתוך העדר שיתוף וניהול) לצד פעילויות ומשימות חשובות שנזנחו או נשכחו, מזכירות שתפקדה מתחת לכל ביקורת ויצרה צווארי בקבוק ופקקים בהתנהלות השוטפת, ניהול קלוקל של מערכות המחשוב וחוסר שביעות רצון של עובדי החברה...

חברת אדריכלים בעלת וותק של עשרות שנים בשוק הציבורי והפרטי, המעסיקה כ- 50 אדריכלים. החברה נהנית ממוניטין מעולה ותוצאותיה הפיננסיות היו טובות מאוד. החברה הלכה והתפתחה ובעליה נהנו מהכנסות ורווח שהלכו וגדלו, אולם לצד זאת, בעליה חוו קשיםי ניהוליים. אבחון מצב החברה הציף ליקויים בהתנהלותה שנבעו ממבנה ארגוני שלא תאם את צרכיה, נתקים בתקשורת הפנימיות, תהליכים ושיטות עבודה לא יעילים, פעילויות שנעשו בכפילות (מתוך העדר שיתוף וניהול) לצד פעילויות ומשימות חשובות שנזנחו או נשכחו, מזכירות שתפקדה באופן כזה שיצרה צווארי בקבוק ופקקים בהתנהלות השוטפת, אי מימוש הצרכים ממערכות המחשוב ומקרים של חוסר שביעות רצון אצל עובדי החברה.

תהליך ההתייעלות ארך תקופה של כשנה בה הפכנו כל אבן במטרה ליצור מחדש הגדרות ונהלים שיתאימו לאופי החברה ופעילותה ולתקן את כל הכשלים בחברה. השינוי היה משמעותי מאוד והוא חצה את כל תחומי הפעילות של החברה (למעט הפעילות המקצועית עצמה – האדריכלות). בתוך כך, הוגדר מבנה ארגוני חדש, נקבעו תפקידים וסמכויות ברורים לשותפים עצמם, למחלקת הכספים ולעובדי האדמיניסטרציה, הוגדרו צוותי עבודה ומונו ראשי צוותים, הוגדרו נהלים, שיטות עבודה ותהליכים ברורים.

התהליך הצליח מעל לכל הציפיות וגרם לשחרור צווארי הבקבוק של החברה באופן שאפשר באופן משמעותי ובתוך זמן קצר את מחזורי המכירות, לצד הגדלה משמעותית של שיעורי הרווח וכל זאת ללא תוספת כוח אדם ניהולי. הגידול בהכנסת והרווח עלה משמעותית על הגידול בתוספת כח האדם המקצועי.