כיצד להתמודד עם עומס העבודה ביעילות?

יניב רוסו, העיר TheMarker

21/03/2008

 

עסקים קטנים ובינוניים מנוהלים לרוב על ידי בעל העסק עצמו, אשר עסוק מלבד הניהול המקצועי גם בניהול העובדים, הכספים, המנהלות וכדו'. ל"רעשים", אותן מטלות בלתי צפויות הנוחתות על שולחנו של המנהל באופן שוטף ותדיר, אחריות עיקרית לסתימת זמנו וירידת האפקטיביות שלו. לא פעם מוצא עצמו המנהל בסוף יום עמוס לעייפה עונה לעצמו על השאלה "מה עשית כדי לקדם את העסק היום?" בתשובה "כמעט כלום".

 

לעבודה השוטפת יש תכונה שהיא לעולם לא נגמרת, היא רק מצטברת ולכן במקום להשתעבד לה ולהשתרך אחריה נכון יהיה לשלוט עליה ולנתב אותה. חשוב להבין שלא כל משימה זהה בחשיבותה לאחרת ולכן חובה עלינו לזהות ולאבחן את המשימות ולהפריד בין העיקר, הטפל, החשוב והדחוף. ברוב המקרים נמצא עצמנו עסוקים יותר בעניינים הדחופים שאינם חשובים ופחות בעניינים החשובים שאינם דחופים, ובכך ננציח את ההתעסקות בכיבוי שרפות במקום בקידום העסק.

אחת הדרכים להתייעלות הנה באמצעות הכנת תוכנית עבודה יומית בה נרשום את המטלות שבכוונותינו לבצע, נעריך את הזמן לכל מטלה, נקבע את חשיבותה ביחס לאחרות ואת רמת דחיפותה. לאור אלו נקבע את סדר ביצוע המטלות. את הרעשים שיכנסו במהלך היום נעביר (אלא אם אין ברירה אחרת) לסידור העבודה של יום המחרת. בדרך זו נגלה לשמחתנו שחלק מהרעשים הפכו בינתיים להיות לא רלוונטיים או שכבר באו על פתרונם בדרך אחרת וללא מעורבותנו.